#1

on 15.07.20 10:46

namihate

namihate

Thành viên nhút nhát

Thành viên nhút nhát
Trong công cuộc cách mạng công nghệ thôn tin như hiện nay, số hoá tài liệu lưu trữ được đánh giá là giải pháp tất yếu giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% không gian lưu trữ và tối ưu các hoạt động như truy xuất, chia sẻ và tìm kiếm thông tin một cách hiệu quả. Tuy vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ và có cái nhìn khách quan về giải pháp này. Trong bài viết dưới đây, DATA ENTRY VIETNAM sẽ chia sẻ một số nội dung quan trọng về số hoá tài liệu.

1. Sơ lược về hoá tài liệu lưu trữ ?


Số hoá tài liệu lưu trữ - đây là quá trình mà dữ liệu ở các dạng  truyền thống như văn bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sẽ được chuyển đổi sang chuẩn dữ liệu mà máy tính có thể hiểu và lưu trữ được. Việc số hoá tài liệu lưu trữ là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.


2. Số hoá tài liệu lưu trữ có chức năng gì trong doanh nghiệp


Có thể bạn chưa biết: 5 VIỆC QUAN TRỌNG MÀ DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ So-hoa-tai-lieu-luu-tru-02

Bên cạnh việc giảm thiểu không gian lưu trữ chứng từ và tiết kiệm chi phí, mục tiêu của số hóa tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp còn đảm bảo:

  • Đồng bộ và chuẩn hoá 100% tài liệu

Với phương pháp sử dụng tài liệu lưu trữ truyền thống, sẽ tạo ra những khó khăn nhất định trong việc quản lý, đào tạo, chia sẻ thông tin… cho chính nhân viên, đối tác hay khách hàng. Nhưng với số hoá tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp sẽ loại trừ được phần lớn sự bất tiện của việc sử dụng tài liệu bản cứng truyền thống và tạo thuận lợi cho người sử dụng.

  • Quản lý, khai thác tài liệu tập trung

Như đã phân tích ở trên, toàn bộ các tài liệu liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp không phân biệt được lưu trữ tại chi nhánh, văn phòng hay do ai nắm giữ, đều có thể phổ biến, đào tạo và khai thác triệt để sau khi đã được số hóa. Từ đó, tạo cho nhân viên, khách hàng hay đối tác tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.

  • Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ cả bản gốc và bản số hóa (bản mềm)

Toàn bộ văn bản, tài liệu đào tạo, quy định, nghiệp vụ,… thay vì bảo quản, lưu trữ và sao lưu theo cách truyền thống, thì với phương pháp số hóa, tất cả tài liệu bản mềm có thể được lưu trữ và sử dụng trọn đời. Tài liệu bản gốc nhờ đó cũng được bảo quản lâu hơn nhờ vào việc hạn chế trích xuất và luân chuyển.

3. Số hoá tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Có thể bạn chưa biết: 5 VIỆC QUAN TRỌNG MÀ DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ So-hoa-tai-lieu-luu-tru-03

Thứ nhất, số hoá tài liệu giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ và tìm kiếm thông tin trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng.
Thứ hai, dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn.
Thứ ba, việc số hoá tài liệu sẽ giúp giảm thiểu đáng kể không gian lưu trữ và tiết kiệm chi phí cho khâu quản lý / sao lưu tài liệu lưu trữ.
Thứ tư, có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu. Ở ưu điểm này cần nói rõ “khả năng chỉnh sửa” không phải là chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng hiển thị thông tin như khi tài liệu bị mờ, màu văn bản sau khi số hóa bị quá tối v.v…

4. Chi phí cho việc số hoá tài liệu, văn bản

Nhìn chung, đối với công việc này thì  doanh nghiệp có thể tự số hóa tài liệu lưu trữ của mình. Tuy nhiên việc này sẽ tốn kém khá nhiều thời gian của doanh nghiệp và kết quả lại không như mong muốn. Bởi số hóa tài liệu là hoạt động cần một khoản kinh phí và thời gian khá lớn, đòi hỏi cần phải cân đối chi phí giữa việc mua các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm nhận dạng, đảm bảo tính bền vững từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác và kinh phí cũng như thời gian để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu.

5.  Dịch vụ số hoá tài liệu uy tín hiện nay
Tìm hiểu thêm về dịch vụ số hoá tài liệu lưu trữ uy tín tại : https://data-entry-vietnam.com/news/dich-vu-so-hoa-tai-lieu-uy-tin/

Có thể bạn chưa biết: 5 VIỆC QUAN TRỌNG MÀ DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ So-hoa-tai-lieu-luu-tru-04

Số hoá tài liệu lưu trữ là một công việc quan trọng đến sự thành bại của công ty. Nên việc tìm kiếm một đối tác thích hợp cho việc số hóa tài liệu là vô cùng cần thiết đối với mọi tổ chức. Các doanh nghiệp cần đầu tư nghiên cứu thông tin để tận dụng các ưu điểm từ một đối tác tin cậy, bền vững để tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp.

Với lợi thế sở hữu đội ngũ nhân viên có trách nhiệm, thành thạo kỹ năng trong lĩnh vực số hoá tài liệu, DATA ENTRY VIETNAM mong muốn là nhà cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu uy tín để cùng các doanh nghiệp khai thác tài liệu theo cách hiệu quả nhất.

Để biết thêm thông tin chi tiết về số hoá tài liệu lưu trữ, quý khách hàng có thể liên hệ DATA ENTRY VIETNAM qua Website www.data-entry-vietnam.com – Hotline (+84) 28 6670 3100 – (+84) 937 699 913 để trao đổi thêm thông tin và đề xuất dịch vụ.
Trân trọng,

Bình luận bằng facebook

   

Quyền hạn của bạn

   
Bạn không có quyền trả lời bài viết