#1

19.08.22 1:18

catevent

catevent

Thành viên nhút nhát
https://cat-event.com.vn
Thành viên nhút nhát
Công việc triển khai tổ chức sự kiện cần được lên kế hoạch một cách chu đáo và thực hiện theo quy trình tổ chức chặt chẽ và chính xác. Có như vậy sự kiện mới diễn ra thành công và hạn chế những rủi ro đột xuất có thể xảy ra gây tổn hại cho sự kiện. Vậy tổ chức sự kiện cần những quy trình gì? Gồm những công việc cụ thể nào?
Quy trình tổ chức sự kiện đạt chuẩn 8VAGtcN
Đưa ra mục tiêu cho sự kiện
Khi nói tới quy trình tổ chức sự kiện, đầu tiên ta cần phải chú ý đó là đưa ra các mục tiêu. Khi đã nắm được mấu chốt của vấn đề và đích đến cần đạt được thì những bước sau đó sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Tổ chức đội ngũ cho sự kiện
Với một sự kiện, đội ngũ nhân sự bao giờ cũng là yếu tố đầu tiên và rất quan trọng quyết định tới thành công của sự kiện đó. Đặc biệt, người quản lý sự kiện với nhiệm vụ điều phối các hoạt động trong sự kiện nắm vai trò vô cùng quan trọng.
Xác định thời gian, địa điểm và thành phần tham gia vào sự kiện
Tuỳ thuộc vào tính chất của sự kiện, cần xác định thời gian cho phù hợp, tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo; kiểm tra ngày tháng đối với những người tham gia chính. Đồng thời khảo sát không gian tổ chức sự kiện để lựa chọn vị trí thích hợp, đảm bảo mỹ quan và thời gian di chuyển là tốt đẹp.
Lựa chọn chủ đề cho sự kiện
Việc có cho mình một chủ đề ấn tượng và hấp dẫn sẽ giúp cho sự kiện trở nên độc đáo và nổi bật hơn. Yêu cầu đặt ra với đội tổ chức là cần tập trung sáng tạo tên cho sự kiện, đó sẽ là khẩu hiệu ngắn và đáng nhớ để mô tả cho sự kiện đó. Tiếp đó có thể thiết kế logo và hệ thống nhận diện nếu cần thiết.
Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Bước lập kế hoạch tổng thể đóng vai trò là xương sống của một sự kiện. Bằng những thông tin đã được tổng hợp và đặc thù của mỗi sự kiện mà đưa ra bản kế hoạch chi tiết. Hãy chú ý các khoảng thời gian trước, trong và sau sự kiện đều không được bỏ qua.
Tìm hiểu thêm về việc lập kế hoạch cho sự kiện tại đây.
Lập ngân sách cho sự kiện
Thiết lập ngân sách là việc cần phải được dự trù tính toán đầy đủ cho tất cả các hạng mục chính trong kế hoạch. Đặc biệt, ta cần lưu ý thêm các khoản chi phí phát sinh như du lịch, chỗ ở cho những khách mời đặc biệt…
Xin tài trợ
Xin tài trợ cho sự kiện cũng là một trong các khâu quan trọng và cần thiết trong quy trình triển khai. Khi đi vào xin tài trợ bạn không nên lao ngay vào việc gửi email, gọi điện thoại hay xin gặp mặt lậpt tức. Hãy đặt lại những câu hỏi liên quan như:
  • "Hình ảnh của tổ chức mà tôi đang đại diện là gì?"

  • "Đối tác của tôi là những ai?"

  • "Tôi cần biết những gì về họ không?"

  • "Mục đích chính của tôi trong sự kiện đó là gì?"


Khi nắm được những câu hỏi này thì việc còn lại sẽ đơn giản hơn, nó giúp bạn triển khai công việc đúng trọng tâm và gây ấn tượng tốt với các đối tác. Đừng quên thể hiện rõ những công việc mà mình cùng đối tác sẽ giải quyết. Hãy cho họ thấy sự chủ động và nhiệt tình từ phía bạn. Tuy nhiên, nếu chỉ có vậy thì có thể là chưa đủ để xin tài trợ thành công, vì thế CAT Event sẽ mách bạn một số mẹo nhỏ để cuộc đàm phán thuận lợi hơn.
Nguyên tắc đầu tiên bạn cần thể hiện đó là cần cho đối tác thấy việc hợp tác với bạn đem lại những lợi ích thiết thực nào cho họ. Chắc chắn không ai lại bỏ qua một cơ hội tốt cho phía của mình. Tiếp theo, khi tiếp cận đối tác, sự rõ ràng quan điểm và độ hiểu biết của mình với họ sẽ là một điểm cộng không nhỏ. Việc đó chứng tỏ bạn là một người nghiêm túc và có thái độ chuyên nghiệp trong công việc.
Truyền thông cho sự kiện
Quảng bá được xem là bước không thể bỏ qua trong bất sự kiện hay hội nghị nào. Hãy bắt đầu quảng bá trực tuyến từ chính các kênh online của bạn như website, email hoặc mạng xã hội. Sau đó bạn cần lên kế hoạch cho các quảng cáo trả phí để mở rộng việc quảng bá đồng thời khuyến khích nhiều khách hàng tham gia.
Sau sự kiện, cần gửi lời cảm ơn và tri ân tới nhà tài trợ, bảo trợ truyền thông cho sự kiện cũng như có thêm thông cáo báo chí và các bài viết truyền tải các thông điệp của sự kiện hay sự thành công của nó.
Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện
Sau cùng, ta cần đánh giá hiệu quả của sự kiện dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu đề ra ban đầu. Sau đó dựa trên những kết quả thực tế từ sự kiện để so sánh, nhận xét và cùng rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.
Trên đây là những chia sẻ của CAT Event về quy trình tổ chức sự kiện đạt chuẩn. Nếu bạn có thắc mắc hay có nhu cầu về tổ chức sự kiện, có thể liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết nhất.

Bình luận bằng facebook

   

Quyền hạn của bạn

   
Bạn không có quyền trả lời bài viết