Có thể bạn chưa biết: HIỂU RÕ VỀ QUY ĐỊNH VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP

09/04/2018

Số hóa tài liệu lưu trữ đang được rất nhiều doanh nghiệp thực hiện vì những lợi ích mà công việc này mang lại. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm vững những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ dẫn đến việc thực hiện quy trình này không hiệu quả. Vậy, những quy định đó là gì? Hãy cùng DATA ENTRY VIETNAM tìm hiểu

[list=margin-top:0;margin-bottom:0;]
[*]Thực trạng
[/list]

Có thể bạn chưa biết: HIỂU RÕ VỀ QUY ĐỊNH VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP 2TGewe0

Hiểu được tầm quan trọng của số hóa tài liệu lưu trữ, rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã đưa việc số hóa tài liệu vào quy trình công việc của mình. Tuy nhiên, do chưa nắm rõ những yêu cầu về mặt chuyên môn, cũng như những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ đã khiến nhiều doanh nghiệp thực hiện quy trình số hóa chưa hiệu quả.
Để thực hiện số hóa tài liệu thành công, bên cạnh việc hiểu rõ các yếu tố về chuyên môn, việc tuân thủ quy định số hóa cũng rất quan trọng.
>> Tham khảo rõ hơn những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ tại đây: https://data-entry-vietnam.com/news/vietnamese-nhung-quy-dinh-ve-so-hoa-tai-lieu-luu-tru-khong-phai-ai-cung-biet/
2. Quy định về số hóa tài liệu do Bộ nội vụ ban hành

Có thể bạn chưa biết: HIỂU RÕ VỀ QUY ĐỊNH VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP Bdy0sam

Quy định về số hóa và lưu trữ tài liệu điện tử được Bộ nội vụ ban hành đã nêu rõ những tiêu chuẩn của dữ liệu đầu vào trong quy trình số hóa tài liệu:
a. Quy định về tài liệu phim, hình ảnh, âm thanh
Tài liệu phim cần đáp ứng những tiêu chuẩn sau đây: định dạng file AVI, MP4 hoặc WMV, bit rate tối thiểu đạt 1500 kbps
Đối với tài liệu hình ảnh, tiêu chuẩn quy định định dạng file JPEG và có độ phân giải thấp nhất là 200 dpi.
Tài liệu dạng âm thanh có tiêu chuẩn thấp hơn: định dạng yêu cầu là file MP3 hoặc WMA, bit rate tối thiểu đạt 128 kbps.
b. Quy định về tài liệu văn bản
Đối với tài liệu văn bản truyền thống, quy định gồm khá nhiều yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý: Định dạng PDF, hình ảnh màu, tỷ lệ số hóa và độ phân giải tối thiểu lần lượt là 100% và 200 dpi, tên file theo cú pháp: [mã hồ sơ].[số thứ tự văn bản số hóa].
Chữ ký của tổ chức quản lý tài liệu số hóa cần phải: nằm ở trang dữ liệu đầu tiên, lệch về phía trên bên phải. Con dấu tổ chức đảm bảo kích thước thực tế, có màu đỏ và lưu dưới dạng file PNG. Thông tin về doanh nghiệp cần đảm bảo theo chuẩn ISO 8601 đã được ban hành.
c. Quy định về định dạng tiêu chuẩn của tài liệu khi được số hóa:

STT	Trường tài liệu số hóa	Dạng dữ liệu trong tài liệu số hóa	Độ dài
1	Archives Number (Số lưu trữ)	String	50
2	InfoSign (Ký hiệu thông tin)	String	30
3	Event Name (Tên sự kiện)	String	500
4	Movie Title (Tiêu đề phim/ âm thanh)	String	500
5	Description (Ghi chú)	String	500
6	Recorder (Tác giả)	String	300
7	Record Place (Địa điểm)	String	300
8	Record Date (Thời gian)	Date	DD/MM/YYYY
9	Language (Ngôn ngữ)	String	100
10	PlayTime (Thời lượng)	String	8
11	Doc Attached (Tài liệu đi kèm)	String	300
12	Mode (Chế độ sử dụng)	String	20
13	Quality (Chất lượng)	String	50
14	Format (Tình trạng vật lý)	String	50

>> Quý doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm về những yếu tố tác động đến tốc độ và chất lượng nhập liệu tại đây: https://bit.ly/2E58Jin

Hy vọng những thông tin từ bài viết sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ do Bộ nội vụ ban hành. Tuân thủ những quy định này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình số hóa tài liệu hiệu quả hơn, qua đó nâng cao năng suất và chất lượng công việc. Nếu trong quá trình hoạt động, quý doanh nghiệp có bất cứ thắc mắc gì liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ, vui lòng liên hệ với DATA ENTRY VIETNAM qua Hotline: (+84) 28 6670 3100 – (+84) 937 699 913 để được giải đáp kịp thời. Xin chân thành cảm ơn!

Có thể bạn chưa biết: HIỂU RÕ VỀ QUY ĐỊNH VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP

Hot topic

Fanpage