Hỏi gì - đáp ấy: Phân loại thông tin trong quản trị doanh nghiệp

20/07/2021

[size=35]Phân loại thông tin trong quản trị doanh nghiệp[/size]
Thông tin trong quản trị là sự phản ánh hình thức và nội dung vận động, mối quan hệ giữa các đối tượng, giữa hệ thống và môi trường. Nó là về việc cung cấp, giao tiếp, truyền đạt và hiểu ý nghĩa của thông tin đó.

Thông tin trong quản trị là gì?

Thông tin được sử dụng trong hoạt động quản trị công ty là những thông tin mới và được cho là hữu ích cho việc ra quyết định trong hoạt động kinh doanh. Thông tin trong hầu hết các tổ chức hiện đại được trao đổi thông qua các hệ thống thông tin quản lý phức tạp. Tại đây, dữ liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau và được phân tích và truyền điện tử đến người nhận.

Các loại thông tin trong quản trị doanh nghiệp

Để phân chia các loại thông tin trong quản trị doanh nghiệp, chúng ta có thể căn cứ vào các yếu tố như cấp quản trị, hình thức truyền tin và tính chất pháp lý của thông tin.
Tìm hiểu thêm về: Everest - công ty luật uy tín tại Hà Nội

Căn cứ vào yếu tố cấp quản trị

Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì thông tin có thể tảo đi theo nhiều chiều khác nhau có thể kể đến như: trên xuống, dưới lên, đan chéo hoặc thông tin cũng có thể đi theo chiều ngang.
Thông tin trên xuống là loại thông tin đi từ cấp bậc cao đến những người ở các cấp thấp hơn trong hệ thống phân cấp của một doanh nghiệp. Loại thông tin này mang trong nó tính độc đoán, áp đặt. Nó được truyền thông qua các phương tiện như chỉ thị, điện thoại, các cuộc họp… thậm chí có thể là các hệ thống thông tin mật.
Thông tin dưới lên là loại thông tin đi từ những người ở cấp thấp hơn đến những người ở cấp trên và đi lên theo sự phân cấp của chính doanh nghiệp. Các nhà quản trị thường cản trở những loại thông tin này vì nó không cần thiết và không hữu dụng với họ. Phương tiện mà cấp dưới dùng để chuyển thông tin đến cấp trên là thủ tục kháng nghị, khiếu nại, đề xuất chung cho các hoạt động để đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Thông tin ngang là loại thông tin được truyền giữa những người có cùng cấp bậc hay những cấp tổ chức tương đương nhau. Loại thông tin này được dùng với mục đích đẩy nhanh dòng thông tin, cải thiện hiểu biết nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp đề ra.
Thông tin đan chéo là những thông tin giữa những người ở các cấp khác nhau, không có quan hệ báo cáo trực tiếp. Tuy có thể gây ra những khó khăn nhất định nhưng loại thông tin này rất cần thiết trong phần lớn các doanh nghiệp để đáp ứng sự tố chức ngày càng năng động và phức tạp của doanh nghiệp.
Có thể bạn cũng muốn biết: Việc giải thể công ty cần lưu ý gì

Căn cứ vào yếu tố hình thức truyền tin

Khi căn cứ vào yếu tố hình thức thì thông tin được chia thành thông tin liên lạc bằng văn bản, thông tin sử dụng bằng lời và không lời.
Thông tin bằng văn bản:
- Ưu điểm: Cung cấp các tài liệu, hồ sơ cùng các thông tin được xem là bảo vật pháp lý của doanh nghiệp. Nó thúc đẩy để tạo ra sự thống nhất trong các chính sách cũng như các thủ tục và có thể làm giảm các chi phí trong một số trường hợp nhất định.
- Nhược điểm: Nó có thể sẽ tạo ra quá nhiều giấy tờ, có thể sẽ không thể cung cấp sự phản hồi ngay lập tức. Để biết được một thông báo có được nhận và hiểu đúng hay không thì cần phải có nhiều thời gian. Có thể thấy được, mất nhiều thời gian là nhược điểm lớn nhất của lại thông tin này.
Thông tin bằng lời:
- Ưu điểm: Với loại thông tin này, giúp đem đến một sự trao đổi nhanh với một sự phản hồi ngay lập tức. Trong cuộc sống hàng ngày hay trong việc quản trị doanh nghiệp cũng vậy, sự trao đổi trực diện lúc nào có hiệu quả hơn. Thông qua đó, làm cho cấp trên và cấp dưới có được cảm giác cuộc trao đổi quan trọng và có đóng góp nhiều vấn đề trong cuộc trao đổi đó.
- Nhược điểm: Thông tin bằng lời thường không tiết kiệm được thời gian và tiền bạc, cuộc họp cũng không đạt kết quả cao.
Thông tin không lời: Các loại thông tin không lời là thông tin dùng để hỗ trợ, bổ sung cho thông tin bằng lời đã nêu trên. Tuy nhiên không phải lúc nào nó cũng thực hiện chức năng hỗ trợ mà nó còn cản trở thông tin bằng lời.

Căn cứ vào yếu tố tính chất pháp lý của thông tin

Thông tin chính thức: Là thông tin được áp dụng trong doanh nghiệp hay được công nhận một cách chính thức. Thông tin thông qua một loạt các mệnh lệnh chính thức để truyền xuống dưới. Khi truyền từ dưới lên, thông tin cũng được truyền thông qua các cách như hòm thư góp ý, đơn khiếu nại, đơn phản đối…Đây là loại thông tin cần thiết để tạo nên sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận khác nhau, đặc biệt là trong trường hợp phát triển một doanh nghiệp mới.
Thông tin không chính thức: Là những thông tin được truyền nhưng không thông qua các kênh chính thức, có thể kể đến dư luận. Dư luận là một dạng thông tin không chính thức phổ biến trong các tổ chức, không tuân theo thứ bậc Thông tin không chính thức được xuất phát từ các nhân viên, tuy không được các cấp quản trị chấp nhận nhưng nó vẫn tồn tại.
Xem thêm nội dung khác: giải quyết tranh chấp thương mại bằng Tòa án