8 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp - uy tín

Nghiên cứu vãn về sự kiện sắp tổ chức
trước lúc thậm chí tổ chức sự kiện thật giỏi, bạn buộc phải tìm tòi, nghiên cứu & đưa ra những thông tin cơ bản nhất về event sẵn sàng tổ chức. Đa số loại hình sự kiện đều cần phải có các thông báo chính như sau:

• Chủ đề chính của sự kiện là gì?
  
  
• chỉ tiêu của chương trình
  
  
• Thông điệp mà sự kiện dẫn tới
  
  
• đối tượng người tiêu dùng tham gia, con số khách mời.
  
  
• số giờ tổ chức dự kiến
  
  
• Ngân sách chi tiêu dự định cho chương trình
  
  
• Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ so với phe đối lập.
  
  

Xây dựng chủ đề của chính cho event
Để có thể đem lại 1 sự kiện thành công & để lại cảm giác xuất sắc thì cần dính vào ý tưởng tổ chức. Cảm hứng của người tổ chức chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện đó với đích thực giỏi hay là không, mang đúng theo buộc phải của khách hàng, hợp với giá thành hay không?


Thi công kịch phiên bản sự kiện
1 kịch bản sự kiện căn bản sẽ gồm các content sau:

• chọn nơi tổ chức: quán ăn, khách sạn, công viên, khu nghỉ dưỡng…
  
  
• định vị số giờ
  
  
• định vị chủ đề chính
  
  
• thi công kịch bản chi tiết: các content của chương trình, ca nhạc, trò chơi...
  
  
• bề ngoài Hình ảnh cho sự kiện: phông, bạt, standee, backdrop, đèn chiếu, video, logo, mũ,... Và những công cụ thiết yếu khác.
  
  
  

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Bước này ta sẽ phân chia kế hoạch tổ chức event ra thành rất nhiều mục chi tiết. Một số vấn đề phải quan tâm bao gồm:

• nhân công dùng cho cho sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên gánh vác, hỗ trợ đoàn, nhân viên khoa học, dùng cho,...
  
  
• các trang đồ vật bắt buộc thiết: đèn, set up bàn tiệc, sàn diễn, hệ thống âm thanh ánh sáng,...
  
  
• cách thức chuyên chở của event
  
  
• định vị Ngân sách chi tiêu dự định
  
  
• dự đoán & khống chế các không may như: thiết bị & kĩ thuật, số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…
  
  

đọc thêm về thực hiện kế hoạch tổ chức event tại đây.

Thực hiện kế hoạch
đó là khi bạn sẽ nên tương tác với nhà sản xuất dịch vụ để sẵn sàng cho các hạng mục của event. Tùy theo mô hình & quy mô của event, giai đoạn chuẩn bị sẽ mất chí ít khoảng hai tuần để thực hiện cẩn thận nhất. Các hạng mục trong một sự kiện cơ bản gồm có: MC, ca sỹ, PG, banner, phát tờ rơi, quà tặng tặng…

Dàn dựng sự kiện
trước lúc tổ chức khoảng một tới 2 ngày, công tác dàn dựng event nên đc chuẩn bị & thực hành sao cho chỉnh chu nhất. Bất cứ sự sai sót nào ở thời kỳ này đều có thể gây nên tác động tiêu cực tới chương trình. Để hạn chế không may, ta cần sở hữu sẵn bảng tổng hợp các công việc cần được khiến cho để thuận lợi theo dõi và quan sát tiến độ thực hiện, đảm bảo an toàn chương trình diễn ra trơn tuột.

Thực hiện
thời điểm chương trình được khởi đầu thực hành là sẽ cho thấy những quy trình tổ chức có đúng mực, xác thực như dự kiến hay không. Sau khi lập kế hoạch, sẵn sàng và chạy sự kiện, bạn vẫn buộc phải quan tâm tới hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực cho phù hợp và giải pháp xử lý các sự cố nảy sinh (nếu có) sảy ra trong event.

Kết thúc
sau khoản thời gian kết thúc sự kiện, công việc tiếp sau là triển khai thanh lý hiệp đồng cho đơn vị cung cấp. Không những thế, bạn cũng phải kiểm tra lại công việc tổ chức và rút khả năng, bù đắp các sai sót cho các lần tổ chức tiếp theo sau.
Mong rằng những share phía trên của CAT Event đã giúp bạn mang thêm những thông tin, tri thức mới về ngành tổ chức event cho doanh nghiệp của mình. CAT sự kiện chúc các bạn sẽ tổ chức cho chính mình đc 1 sự kiện thắng lợi rực rỡ!